Perencanaan dan Strategi Dalam Sistem Komunikasi

(Perencanaan dan Strategi Dalam Sistem Komunikasi) – Para perencana cenderung berpikir bahwa menghasilkan poster dan film video atau menjalankan suatu program komunikasi pembangunan adalah solusi untuk masalah yang berakar dari perilaku/kebiasan-kebiasan hidup yang tidak lestari. Inisiatif yang tidak terencana dan yang tidak terintegrasi dalam suatu strategi komunikasi menyeluruh, hanya akan menghasilkan harapah-harapan kosong.
Itu sebabnya suatu proyek harus mendefinisikan sebelumnya mengenai apa dan untuk siapa informasi dimaksud dan bagaimana penerima seharusnya menerjemahkannya dalam komunikasi dan tindakan. Cara tebaik mencapai ini adalah melalui suatu strategi komunikasi yang sistematis dan menyeluruh seperti yang di gambarkan dalam 10 langkah strategi komunikasi.Penggunaan komunikasi secara sistematis adalah sangat penting, bukan hanya implementasi proyek, tetapi juga penetapan kebijakan /program yang dibentuk untuk meningkatkan partisipasi dalam dukungannya terhadap pembangunan berkelanjutan. Komunikasi adalah proses dua arah dimana kombinasi alur informasi dan pengalaman “ dari atas” dan “ dari bawah’ untuk menganalisa suatu keadaan, menentukan suatu karakteristik strategi, serta persoalan kunci yang harus ditangani unutk mendapatkan gabungan terbaik dari instrument kebijakan. Undang–undang yang di buat secara seksama, Insentif ekonomis, atau solusi teknologi tidak akan berfungsi sebelum masyarakat terkait diinformasikan, ditanyakan pendapatnya, dan akhirnya mendapatkan kepemilikan atas perubahan dan intervensi yang dimulai untuk mengatasi persoalan yang ditangani.

Secara umum, strategi komunikasi dilakukan melalui 10 tahapan / langkah yaitu :
1.Analisa program/ masalah
2.Analisa situasi
3.Analisa khalayak
4.Tujuan komunikasi
5.Strategi komunikasi
6.Perencanaan Pengembangan kegiatan komunikasi
7.Produksi dan uji coba media
8.Penggunaan media
9.Monitoring dan sistem pengelolaan informasi
10.Evaluasi dan analisa masalah

ANALISA PROGRAM  / MASALAH
Media yang dikembangkan seharusnya merupakan bagian terpadu dari suatu program yang lebih besar, karena media adalah alat bantu dalam komunikasi program. Kegiatan awal yang harus dilakukan sebelum sampai kepada pengembangan media adalah menganalisa konteks program. Dalam tahap ini, isu-isu dan masalah-masalah yang ingin dipecahkan oleh program, dipelajari dengan seksama. Media-media yang akan dikembangkan nantinya, seharusnya merupakan alat bantu bagi sebagian dari permasalahan yang akan dipecahkan.

ANALISA SITUASI
Media-media yang dikembangkan, tidak dapat berlaku umum di semua tempat, semua orang, dan setiap waktu. Program biasanya memiliki wilayah layanan tertentu sebagai fokus utama program, dalam memecahkan permasalahan. Karenanya media-media yang akan dikembangkan, haruslah ditujukan kepada wilayah layanan program ini. Agar media-media ini tepat guna dan di terima oleh kelompok sasaran yang dilayani oleh program, maka media-media haruslah dikembangkan sesuai karakteristik wilayah layanan program. Analisa situasi diperlukan untuk memperoleh data-data mengenai wilayah program, sehubungan dengan kebutuhan kegiatan komunikasi.

ANALISA KHALAYAK
Tujuan program untuk memecahkan masalah tertentu pada wilayah tertentu, haruslah memperhatikan karakteristik kelompok sasaran. Komunikasi yang dilakukan oleh program bertujuan unutk mempersempit atau bahkan meniadakan kesenjangan-kesenjangan informasi, pengetahuan, sikap ataupun perilaku. Data-data mengenai kondisi awal kelompok sasaran dalam hal kesenjangan informasi, pengetahuan, sikap dan perilaku merupakan modal awal dalam menentukan tujuan komunikasi, Tanpa data-data ini, program tidak pernah tahu seberapa besar perubahan yang terjadi nanti.

TUJUAN KOMUNIKASI
Permasalahan–permasalahan mendasar yang ada pada kelompok sasaran, biasa merupakan kepedulian utama dari program. Karenanya kegiatan-kegiatan komunikasi dalam suatu program, diarahkan unutk mencapai suatu perubahan dari kondisi awal. Demi efisiensi dan efektifitas tujuan komunikasi harus di rumuskan dengan jelas. Program harus memiliki tujuan komunikasi yang dapat dicapai, dimana hasilnya dapat di amati dan di ukur. Tujuan komunikasi inilah yang kemudian akan menjadi modal awal dalam kegiatan pengembangan media.

STRATEGI KOMUNIKASI
Tujuan komunikasi yang telah ditentukan oleh program, biasanya masih terlalu besar untuk dapat dituangkan kedalam media. Suatu program dapat memiliki beberapa tujuan komunikasi. Sedangkan suatu tujuan komunikasi belum tentu dapat dituangkan kedalam satu media saja. Sering kali, untuk mencapai suatu tujuan komunikasi diperlukan beberapa media yang saling melengkapi dan saling menguatkan. Karena program harus memikirkan strategi komunikasi yang akan digunkan dala mencapai tujuan komunikasi.

PERENCANAAN KEGIATAN PENGEMBANGAN MEDIA
Program memiliki kepentingan atas terpenuhinya jadwal penyelesaian pekerjaan, karena tujuan yang ingi di capai oleh program juga memiliki target waktu. Dengan adanya strategi komunikasi, pelaksanaan program akan dengan mudah melakukan perencanaan kegiatan pengembangan media. Apabila media-media komunikasi dibutuhkan pada saat bersamaan ataupun berdekatan, program harus yakin bahwa kegiatan pengembangan media harus selesai pada saat yang telah dijadwalkan.

PRODUKSI DAN UJICOBA MEDIA
Pengembangan media sebagai kegiatan teknis, harus berdasarkan kepada acuan-acuan yang telah dikembangkan sebelumnya. Dalam tahap ini, semua hasil kegiatan pada tahap sebelumnya, dibutuhkan untuk pengembangan media.

Produksi dan ujicoba media adalah tahapan dimana suatu media dikembangkan mulai dari pengembangan pesan-pesan utama, pengembangan naskah, pengembangan visualisasi, penataan letak, ujicoba, pencetakan dan penggandaan media dilakukan didalamnya.

Atau, untuk media tradisional, mulai daari pengembangan pesan-pesan utama, pengembangan naskah, pengembangan dramaturgi, latihan hingga pementasan.

PENGGUNAAN MEDIA
Media yang telah selesai dikembangkan, akan sia-sia jika tidak digunakan sesuai dengan tujuan pengembangannya dan strategi komunikasi yang telah dikembangkannya. Program harus dapat menjamin bahwa media yang telah dikembangkan digunakan sebagai peruntukannya, apabila menginginkan tercapainya tujuan komunikasi. Penggunaan media biasanya bukanlah orang-orang yang mengembangkan media. Karenanya, program perlu pengembangan suatu panduan penggunaan media untuk menjamin berjalannya strategi komunikasi dan terjadinya komunikasi dengan menggunakan media itu sendiri.

MONITORING DAN SISTEM PENGELOLAAN INFORMASI
Kegiatan-kegiatan komunikasi yang dilakukan sesuai strategi komunikasi yang dikembangkan, belum tentu dapat mencapai tujuan komunikasi yang telah ditetapkan. Sedetil apapun dan secermat apapun perencanaan yang dikembangkan. Selalu saja diperlukan adanya penyesiaian-penyesuaian. Untuk dapat menjamin tercapainya tujuan komunikasi, program harus melakukan pemantauan atas kegiatan-kegiatan komunikasi yang dilakukan sambil terus mengamati perubahan-perubahan yang terjadi. Adanya perubahan situasi, dapat saja memepengaruhi efektivitas dan efisiensi kegiatan komunikasi. Tanpa adanya mekanisme pemantauan dan pengelolaan informasi, program akan mengalami kesulitan untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian dalam waktu singkat. Program di tintut untuk mengenmbangkan mekanisme pengelolaan  informasi dan mekanisme pemantauan, agar penyimpangan–penyimpangan yang terjadi di lapangan dapat diketahui sesegera mungkin untuk dapat dilakukan pengambilan keputusan penyesuaian.

EVALUASI DAN ANALISA MASALAH
Evaluasi merupakan kegiatan pengukuran secara sistematis yang dilakukan oleh program, untuk menilai sejauh mana keberhasilan program dalam mencapai tujuannya. Evaluasi secara keseluruhan juga akan mencakup evaluasi terhadap kajian di bidang kegiatan komunikasi. Dalam hal ini, biasanya pertanyaan– pertanyaan evaluasi diarahkan unutk mengetahui untuk apakah kelompok sasaran/ khalayak telah terjangkau oleh program; apakah terdapat perubahan pada kelopmpok sasaran/ khalayak (pengetahuan, sikap ataupun perilaku); sejauh mana perubahan terjadi; mengapa terjadi atau tidak terjadi perubahan dan sebagainya.

Secara alami, program tidak akan mungkin memecahkan semua masalah yang ada pada suatu kelompok sasaran di suatu wilayah dalam satu waktu. Permasalahan yang belum terpecahkan akan di kaji ulang dan akan di coba carikan jalan keluarnya. Jika permasalahan berhasil dipecahkan, akan muncul permasalahan lainnya yang menjadi penting untuk dipecahkan. Program akan bergerak maju, unutk memecahkan masalah-masalah berikutnya. Pada tahap ini, kegiatan evaluasi sebenarnya merupakan bagian dari kegiatan analisa program/ masalah (tahap pertama) untuk program berikutnya